Mehr Produktivität im Alltag – David Allens Klassiker „Getting things done“ im Schnellcheck

Weil meine Zeit knapp ist, freue ich mich über jede Hilfe, meine täglichen Herausforderungen produktiver anzugehen. Darum habe ich mir den Selbstmanagement-Beststeller „Getting things done“ (deutsch: „Wie ich die Dinge geregelt bekomme) von David Allen einmal näher angeschaut. In diesem Beitrag schildere ich meinen Eindruck.

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Mehrfach war ich schon über den Titel „Getting things done“ gestolpert. Nun habe ich einmal in dieses Buch hineingeschaut. Genauer gesagt: Hineingehört. Auf Autofahrten wurde das Hörbuch zu meinem Begleiter. Mit knapp 7 Stunden hat es eine überschaubare Länge.

Zugegeben: Ich brauchte zwei Anlaufe, bis mich das Buch zu überzeugen vermochte. Beim ersten Hören legte ich das Hörbuch nach einer Stunde vergleichsweise enttäuscht beiseite. Doch es hat sich gelohnt, dem Buch eine zweite Chance zu geben.

Den Kopf frei bekommen

In vielerlei Hinsicht liest sich David Allen als eine praktische Ergänzung zu dem Zeitmanagement-Ansatz von Stephen Covey („7 habits of highly effective people“). Während Covey einschärft, dass es für Zeitmanagement das Setzen von Prioritäten braucht und eine Lebensvision entscheidend ist, geht es Allen mehr um die praktische Bewältigung alltäglicher Aufgaben, die auf einen einprasseln. Vereinfacht gesagt: Covey hilft, die richtigen Dinge zu tun. Allen hilft, die Dinge richtig zu tun.

Allen legt mit seinem Ansatz einen Schlüssel zur Organisation des Alltags vor. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um ein ausgeklügeltes To-Do-Listen-System. Das mag auf den ersten Blick nicht sonderlich innovativ erscheinen. Und doch hat Allens Ansatz seine Stärke in seiner Stringenz und bietet im Detail viele hilfreiche Anregungen.

„Getting things done“ beginnt mit einer Beobachtung. Wir benutzen unseren Verstand in der Regel nicht nur für das Denken, sondern auch für das Erinnern von all den Dingen, die wir noch zu erledigen haben. Doch dafür sei unser Verstand ein äußerst schlechter Ablageort. Nicht nur erinnert er uns oftmals zum falschen Zeitpunkt. Dass uns Milch fehlt, fällt uns nicht im Supermarkt ein, sondern vor dem leeren Kühlschrank. Auch frisst die Sorge über all das, was noch zu tun ist, enorm viel Energie.

David Allen hilft dem Leser darum, für sich ein System zu entwickeln, wie all die verschiedenen Aufgaben so organisiert werden können, dass sie den Verstand erst dann wieder beschäftigen, wenn er die Aufgaben auch angeht. Denn das bloße Sorgen um all die vielen Herausforderungen ist nicht nur ermüdend, die Sorge an sich bringt auch keinen Schritt weiter. Sie ist eine Zeitverschwendung, die es zu minimieren gilt.

Das Ziel dieses Zeitmanagement-Systems ist es darum, einen „mind like water“ zu erreichen. Einen Kopf, der befreit von der Aufgabe ist, sich an all das zu erinnern, was noch zu tun ist.

Dazu macht Allen unter anderem folgende Anregungen:

Der Eingang: Hilfreich empfinde ich den Hinweis, sich eine Art „Universal-Eingang“ für alles zu schaffen, was einem durch den Kopf geht. Alle Ideen, alle Aufgaben, die mir bei einer anderen Tätigkeit einfallen, schreibe ich mir auf. Das geht heute bequem digital. Mein Kopf kann sich wieder entspannen. Denn er weiß, der gute Einfall geht nicht verloren, sondern wird später noch bearbeitet.

Die 2-Minuten-Regel: Wenn ich später meinen Eingang durchgehe, erledige ich alles sofort, was sich innerhalb von 2 Minuten erledigen lässt. Sonst lohnt es sich nicht, die Aufgabe später erneut durchzugehen. Das gilt besonders für E-Mails, die sich innerhalb von 2 Minuten schreiben lassen.

Der nächste Schritt: Bei allen Aufgaben, gilt es zu fragen: „Was ist der konkrete nächste Schritt, den ich tun muss, um meinem Ziel näher zu kommen?“ Diese Frage hilft die eigene Unklarheit im Kopf zu beseitigen. Diese Frage hilft dabei, unliebsame Projekte anzugehen, die man seit längerer Zeit vor sich her schiebt.

Die „Someday-Maybe-List“: Allen empfiehlt eine eigene Liste für Ideen, für die man aktuell keine Zeit hat, die man aber grundsätzlich interessant findet. Der Vorteil: Die Ideen bleiben gespeichert und doch bleibt der Kopf frei für die konkreten Herausforderungen, vor denen man heute steht.

Mein Fazit

Sicherlich muss man das System von „Getting things done“ mit seinen gefühlt 60 einzelnen „Listen“ nicht 1 zu 1 übernehmen, um von dem Ansatz zu profitieren. Denn einzelne Anregungen lassen sich auch isoliert in das eigene Organisations-System implementieren.

Ich persönlich bin gerade dabei, weite Teile seines Ansatzes für mich zu übernehmen. Praktisch mache ich das mit der empfehlenswerten App „Wunderlist“ für meinen PC und mein Smartphone.

Wenn ich ehrlich bin, weiß ich noch nicht, ob ich das so beibehalte. Und doch stellt sich für mich jetzt schon ein Gewinn ein. Ich habe den Eindruck, mehr Kontrolle über die Aufgaben zu haben, die auf mich einprasseln. Ebenso schrumpft die Angst, dass ich doch etwas vergessen habe. Und in meinem Büro gibt es keine Zettelstapel mehr, unter denen noch Aufgaben schlummern könnten. Das ist doch schon mal ein Anfang!

Frage: Vielleicht regt Sie dieser Beitrag dazu an, das Buch selbst zu lesen. Dann würde mich Ihr Eindruck interessieren. Gibt es ein anderes Buch, das Ihnen im Bereich Selbstmanagement geholfen hat? Dann lassen Sie es mich wissen. Schreiben Sie gerne einen Kommentar!

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2 responses to “Mehr Produktivität im Alltag – David Allens Klassiker „Getting things done“ im Schnellcheck”

  1. Wolfgang says :

    Hallo Malte,
    Danke für Deinen post, den ich bisher nur überflogen habe. Aber mir hat das eBook von Tim Challies „Do more better“ auch sehr gut gefallen.

    • Malte Detje says :

      Vielen Dank für den Hinweis! Nach flüchtiger Recherche hat das Buch ja auch viele guten Kritiken bekommen. Es landet dann einmal auf meiner „Noch zu lesen – Liste“

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