Du brauchst mehr Zeit? Den Kalender entrümpeln

In der Regel kommen stets neue Aufgaben und Projekte hinzu, ohne dass die alten gehen. Das gilt für meine Kirchengemeinde, aber auch für mich privat. Das Ergebnis: Die freie Zeit wird immer knapper.

© BrandonSigma / FreeDigitalPhotos.net

© BrandonSigma / FreeDigitalPhotos.net

Irgendwann ist es Zeit den Kalender zu entrümpeln. Wie? Hier ein paar praktische Hinweise.

Was Zeitnot mit Pokern zu tun hat

Ich habe in letzter Zeit öfters gepokert. Ich habe dabei viel Spaß, aber ehrlich gesagt: Ich bin darin nicht sonderlich gut. Eines meiner größten Probleme ist, dass ich zu häufig pot committed bin – wie Poker-Experten das nennen. Habe ich schon viele Chips in den Pot in der Mitte eingezahlt, dann bleibe ich auch mit schlechten Karten im Spiel und verliere mehr und mehr Chips. Ich denke mir: „Ich habe ja schon so viel investiert, jetzt steige ich nicht mehr aus.“ Ich bin pot-committed – und genau das ist die tödliche Falle.

© Thomas Siepmann/ PIXELIO’

© Thomas Siepmann/ PIXELIO’

Ich stelle einmal die These auf, dass es uns mit vielen privaten Projekten oder Aktionen in unserer Kirchengemeinde ganz ähnlich geht. Sei es ein schleppend laufender Gesprächskreis, ein unproduktives Mitarbeitertreffen, das es immer schon gab, oder ein langweiliges Buch auf unserem Nachttisch. Wir sind öfters mal pot-committed – nun wollen wir die Dinge bis zum bitteren Ende durchziehen. Koste es, was es wolle…

Wie eine Frage eine neue Perspektive eröffnen kann

Der Managementexperte Fredmund Malik empfiehlt sich regelmäßig die entscheidende Frage zu stellen. Er schreibt:

 Die Methode ist ebenso einfach wie die Idee selbst. Sie besteht darin, dass man regelmäßig die Frage stellt: Was von all dem, was wir heute tun, würden wir nicht mehr neu beginnen, wenn wir es nicht schon täten?

Was passiert nun aber mit all dem, was uns als Antwort auf diese Frage einfällt? Du ahnst es bestimmt schon. Es wird ersatzlos gestrichen.

Die Frage kann dabei helfen, mal für einen Moment das pot-commitment auszublenden. Stelle ich mir die Frage: „Könntest Du Dir vorstellen, das unproduktive Mitarbeitertreffen ausfallen zu lassen?“, dann antworte ich womöglich mit: „Auf keinen Fall! Ich habe so viel Zeit investiert, dieses Treffen endlich auf eine gute Spur zu bringen. Außerdem gibt es das schon seit 12 Jahren und ist eine feste Tradition in unserer Gemeinde.“ Frage ich mich jedoch: „Würdest Du damit noch einmal anfangen?“, würde ich mit einem „Eher nicht“ antworten. Zwischen beiden Antworten besteht eine massive Diskrepanz. Wie er oder sie damit umgeht, muss jeder für sich selbst entscheiden. Diese Diskrepanz sollte jedoch ein Warnsignal sein.

©  John Kasawa / FreeDigitalPhotos.net

© John Kasawa / FreeDigitalPhotos.net

Sich regelmäßig diese eine Frage zu stellen, ist nach Malik eine wichtige Aufgabe von Führungskräften. Er nennt sie die systematische Müllabführ und empfiehlt sich dafür einen ganzen Tag im Jahr zu blockieren, um sich nur diese eine Frage zu stellen.

Noch ein paar weitere praktische Hinweise zur Entrümplung des Kalenders

1. Eine klare Vision als Kriterium

Bei manchen Projekten fällt uns die Entscheidungen schwer, ob sie auf die Streichliste gehören oder nicht. Wir brauchen nun eine klare Vision oder ein spezifisches Ziel. Dann können wir uns fragen: Hilft dieses Projekt dabei jene Vision oder dieses Ziel zu erreichen. Wenn nicht, streichen!

2. Interessen anderer berücksichtigen:

Haben wir einer anderen Person bereits eine Zusage für ein Projekt gegeben, wollen es aber eigentlich streichen, dann empfiehlt es sich, dem anderen nicht mit einem Rückzug vor den Kopf zu stoßen. Besser ist es, das Problem mit dem anderen anzusprechen und höflich um einen Ausstieg zu bitten.

3. Was kann ich delegieren?

Manche Projekte müssen gar nicht gestrichen werden, sondern können womöglich von jemand anderem viel besser durchgeführt werden. Also werfe ich den Gedanken über Bord, dass Dinge nur gelingen, wenn ich sie selbst mache, und frage eine andere Person an.

4. Richtig rechnen:

Das bereits investierte Geld oder die investierte Zeit kommen nicht zurück. Ich höre auf mit ihnen zu rechnen. Ein Beispiel. Ein Projekt sollte ursprünglich 20 Stunden Arbeit in Anspruch nehmen. Nun habe ich aber schon 30 Stunden investiert und es ist absehbar, dass bis zum Abschluss noch weitere 40 Stunden benötigt werden. Ich frage mich nur noch: „Bin ich bereit, für dieses Ergebnis 40 Stunden Arbeit zu investieren?“

Vielleicht ist bei Dir nun eine „systematische Müllabfuhr“ dran. Dann macht es Sinn, sich dafür ein paar Stunden oder gar einen Tag Zeit zu nehmen. Und wenn Du jetzt gerade keine hast, dann muss in Deinen Kalender womöglich ein neuer Termin mit dem Titel „systematische Müllabfuhr“.

Damit der Kalender nun nicht gleich wieder voll wird, könnten die Hinweise in diesem Blog-Post helfen.

Frage: Ich habe lange nach Hinweisen gesucht, um den Kalender zu entrümpeln. Nach meinem Empfinden ist die Liste noch ergänzungsbedürftig. Ich würde mich also sehr über weitere Hinweise in Form eines Kommentars freuen!

Advertisements

Schlagwörter: , , , , ,

One response to “Du brauchst mehr Zeit? Den Kalender entrümpeln”

  1. Mario says :

    Den Aufhänger mit dem Pokern finde ich sehr gelungen. Ich denke mir oft, bei diesem oder jenem Projekt habe ich schon viel zu viel in den Pott geschmissen.

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

%d Bloggern gefällt das: