Was tun, wenn die Frist verstrichen ist?

Wenn Menschen zusammenarbeiten, dann gibt es Fristen. Jeder muss bis zu einem bestimmten Zeitpunkt mit seinem Teil fertig sein. Oftmals läuft es aber anders. Da stellt sich die Frage: Was tun, wenn die Frist verstrichen ist?

 © thaikrit / FreeDigitalPhotos.net

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So oder so ähnlich kennst Du es bestimmt auch. Du sitzt in einer Vorbereitungsrunde für den nächsten Jugendabend. Michael sollte für heute eigentlich das Thema für den nächsten Jugendabend vorgedacht haben und nun vorstellen. Aber Michael hat nichts mitgebracht. Mindestens innerlich gehe ich an die Decke.

Aber Hand aufs Herz. Bei mir ist es oftmals auch nicht besser. Das Anspielteam braucht für den nächsten Gottesdienst mein Predigtexposé und heute wollen sie proben. Mein Handy klingelt und auf der anderen Seite kommt die peinliche Nachfrage, ob es vielleicht ein Problem mit ihrem E-Mail-Posteingang gab.

Verstrichene Fristen. Ich kenne das Problem von zwei Seiten. Von anderen und von mir selbst. Natürlich wird es im Leben immer mal wieder verstrichene Fristen geben, aber dennoch: Ich möchte gerne in einem Arbeitsumfeld tätig sein, in dem eine Zusage auch wirklich eine Zusage ist. In so einer Kultur möchte ich leben.

Um eine Kultur zu verändern, ist es immer gut, mit sich selbst anzufangen. Je mehr ich über das Thema „verstrichene Fristen“ nachdenke, desto wichtiger sind mir die folgenden 6 Aspekte geworden.

1. Reflektieren: Mich selbst  verstehen

Zu nächst einmal möchte ich mir selbst den Fehler eingestehen. Das Problem liegt bei mir. Ich habe es nicht auf die Reihe bekommen.

Es hilft aber auch sich darüber klar zu werden, dass die Tendenz „Fristen verstreichen zu lassen“ ganz unterschiedliche Ursachen haben kann. Die Ursache kann heißen „Ich war faul“ oder „Ich habe die Aufgabe zu lange vor mir hergeschoben“. Andere Varianten sind: „Ich war zu unorganisiert“ oder „Ganz ehrlich: Mir war die Frist eigentlich gar nicht wichtig“.

Die verschieden Ursachen fordern natürlich ganz verschiedene Maßnahmen. Deswegen werden auch nicht alle der folgenden Hinweise für Dich passend sein.

2. Realisieren: Es ist ein Schaden entstanden

Vielleicht klingt es trivial, aber ich muss mir klaren machen, dass durch die verstrichene Frist in der Regel ein Schaden beim anderen entstanden sein wird. Denn die Frist gab es ja mit guten Gründen. Das Ergebnis ist meistens, dass der andere nun in irgendeiner Form ein Mehr an Arbeit hat, da ihm meine Leistung nun nicht vorliegt.

Im Endeffekt ist aber auch ein Schaden für mich selbst entstanden. Meine Integrität wird darunter leiden, wenn mein Gegenüber merkt, dass man sich auf meine Zusage nicht verlassen kann. Sein Vertrauen mir gegenüber wird sinken. Da kannst Du Dir sicher sein, auch wenn er es dir nicht direkt kommuniziert.

3. Kommunizieren: Keine Ausreden

Wenn Du mit Deinem Gegenüber über die verstrichene Frist redest, dann habe ich eine Bitte: Keine Ausrede! Schiebe den Fehler nicht auf einen externen Faktor. Oft fallen Sätze wie  „Ich hatte diese Woche sehr viel zu tun.“ Oder: „Mir ist kurzfristig etwas dazwischengekommen.“

Die Wahrheit ist: In den allermeisten Fällen stimmt das nicht. Es lag nicht an externen Faktoren, sondern an meinem unangemessenen Zeitmanagement.  Hätte ich in meinem Kalender auch Leerlauf eingezeichnet, dann hätte mich der ein oder andere Notfall zeittechnisch nicht ganz aus der Bahn geworfen. Oder wenn ich eh so viel zu tun habe, dann hätte ich zu der vereinbarten Frist gar nicht erst Ja sagen dürfen. Also verzichte auf die Ausreden.

4. Handeln: Jetzt den Schaden minimieren

Die Frage lautet: Was kann ich jetzt noch tun, damit der Andere die Auswirkungen der verstrichenen Frist möglichst nicht spürt? Das kann für mich nun natürlich ein Mehr an Arbeit bedeuten, aber für mich ist das schlicht und einfach eine Frage der Integrität, das entstandene Problem nun nicht beim anderen abzuladen.

5. Für die Zukunft: Aufgaben terminieren

Oftmals landen wichtige Aufgaben auf einer langen To-Do-Liste. Aber ganz ehrlich: Was darauf steht, wird heute eh nicht alles erledigt werden können. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, Aufgaben als Termine in meinen Kalender einzutragen. Einfach einmal für die Aufgabe XY vier Stunden blockieren.

Dann geht es natürlich darum, zum terminierten Zeitpunkt auch die Aufgabe auszuführen. Ebenfalls wichtig: Ich muss lernen nach den vier Stunden auch mit dem Ergebnis zufrieden sein zu können. Die Aufgabe muss irgendwann auch mal abgeschlossen sein dürfen. Das bringt uns zum letzen Punkt.

6. Für die Zukunft: Auch mit nicht perfekten Ergebnissen zufrieden sein können

Perfektionismus ist der Vater des Stillstandes. Ja, oftmals liegt die Ursache für eine verstrichene Frist tiefer, in der sogenannten „Perfektionismus-Falle“. Kevin Leman beschreibt es so: „Perfektionisten reden sich selber folgende Lebenslüge ein: ‚Ich gelte nur etwas, wenn ich perfekt bin.‘ Alles, was der Perfektionist in die Hand nimmt, muß richtig und vollkommen sein.“ Und weil der Perfektionist Angst vor dem Scheitern hat, fängt er gar nicht erst an oder kann die Aufgabe nicht beenden und sich deshalb auch nicht an die Frist halten.

Hier liegt aber auch eine geistliche Herausforderung. Warum brauche ich eigentlich ein perfektes Ergebnis? Weil mir doch irgendwie die Bewunderung anderer Leute so wichtig ist? Vielleicht ist es nun aber an der Zeit mein inneres Publikum auszuwechseln. Ich will nur noch für meinen himmlischen Vater arbeiten. Bei dem muss ich keine perfekte Arbeit abliefen. Er bewundert mich aus ganz anderen Gründen, nicht aufgrund der Leistung, die ich abliefere oder eben auch nicht. Was für ein befreiender Gedanke!

Frage: Was ist bei Dir die Ursache, warum Du manchmal Fristen nicht einhältst? Hast Du einen Weg gefunden, Fristen besser einhalten zu können? Wie gehst Du damit um, wenn andere Dir gegenüber versprochene Leistungen nicht fristgerecht erbringen? Ich freue mich auf Deinen Kommentar!

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4 responses to “Was tun, wenn die Frist verstrichen ist?”

  1. jonas says :

    Ich kann nur betonen (dir zustimmen), dass auch ich sehr, sehr gute Erfahrungen damit mache, Aufgaben als Termine in meinen Kalender direkt einzutragen! 🙂

  2. Rasmus says :

    Ja, Termine im Kalender helfen und auch Zeiträume dafür zu blockieren. Es ist aber auch hilfreich die zu erledigenden Aufgaben zu sortieren, nach Wichtigkeit (wie wichtig ist es mir?) und Dringlichkeit (wann muss es fertig sein?) und zu überprüfen, ob ich überhaupt die Kompetenz/Fähigkeit habe die Aufgabe zu erledigen. Das hilft mir auch immer wieder!

    • maltedetje says :

      Das ist ein echt guter Hinweis. Oft sind andere Leute ja viel kompetenter als wir selbst und wir delegieren deshalb nicht, weil wir uns das nicht eingestehen wollen..

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