„Hätte ich dazu bloß nie Ja gesagt“ – Richtig mit Projektanfragen umgehen

Jeder von uns kennt das: Man hat einfach viel zu viel auf dem Zettel. Ich bin in zahlreichen Projekten involviert und übernehme an vielen Stellen Verantwortung. Irgendwann stellt sich dann der Gedanke ein: „Hätte ich dazu bloß nie Ja gesagt“

ID-100112500

© marin / FreeDigitalPhotos.net

– Ich habe noch genau die Situation vor Augen, als mein Pastor mich vor 4 Monaten gefragt hat, ob ich die Jugendgruppe leiten möchte. Mir ist noch dieses Gespräch mit meinem Chef vor nur 3 Wochen präsent. Er fragte: „Könnten Sie sich nicht vorstellen, in die Arbeitsgruppe zur Umstrukturierung einzusteigen?“ In beiden Fällen würde ich gerne die Uhr zurückdrehen und mein „Ja“ in ein „Nein“ verwandeln. Geht es Dir auch so?

Der richtige Umgang mit Projektanfragen ist oftmals eine Kunst, die auf die harte Tour gelernt werden will. Hier ein paar Hinweise, die Dir bei der nächsten Anfrage weiterhelfen können:

1)       Drei Leitgedanken für das erste Gespräch

Im ersten Gespräch, in der ich für eine Aufgabe angefragt werde, halte ich mich an diese 3 Leitgedanken:

  • Wertschätzend zuhören: Ich empfange die Anfrage wie ein Geschenk. Hier sagt mir jemand: „Es gibt eine große Aufgabe und Dir traue ich das zu.“ In gewisser Hinsicht ist das eine Auszeichnung. Es ehrt mich und das darf mein Gegenüber mir auch anmerken! Das klingt banal, ist aber nicht selbstverständlich. Viele Menschen gehen schon bei einer Anfrage in Defensivposition und bügeln die Anfrage aus Angst schnell ab. Damit berauben wir uns aber potentieller Chancen.
  • Nie sofort „Ja“ sagen: Egal wie toll die Aufgabe klingen mag, ich sage nie sofort „Ja“. Ich lasse mir immer Bedenkzeit einräumen, um die Anfrage zu prüfen.
  • Nachfragen: Um eine sinnvolle Entscheidungen treffen zu können, benötigst Du ein Maximum an Informationen. Deshalb frage so viel wie möglich über die anstehende Aufgabe nach. Ein positiver Nebeneffekt: Du merkst sofort wie viele Gedanken sich der Auftraggeber gemacht hat. Wenn Dein Pastor oder Chef selbst gar nicht so ganz genau weiß, was hier zu tun ist, dann sollten bei Dir schon einmal die Alarmglocken angehen. Denn nun wachsen die Chancen dramatisch, dass dieses Projekt ausufert.

2)      Ist Deine Vision klar? – Chance oder Ballast

„Is your vision clear?“ ist eine der ersten Fragen, die Pastor Bill Hybels Leitern stellt. Denn nur, wenn Du ganz genau weißt, was die Vision deines Lebens ist, hast Du ein klares Kriterium für die Projektanfrage. Passt das Projekt zu meiner Vision oder nicht? – Schlicht und einfach. Deckt sich die Aufgabe mit meinen Zielen und Prioritäten? Es geht ja nicht darum, zu jeder neuen Anfrage „Nein“ zu sagen, sondern anhand meiner Vision zu klären, ob dieses Projekt für mich nun eine Chance oder doch nur Ballast ist. Also: Ist Deine Vision klar?

3)      Klare Stellenbeschreibung einfordern!

Besonders bei längerfristigen und zeitintensiven Projekten ist das für mich ein absolutes Muss. Ohne eine klare schriftliche (!!!) Aufgaben- oder Stellenbeschreibung rühre ich keinen Finger. Die folgenden Elemente sollten darin meines Erachtens vorkommen:

  • Klar umrissene Tätigkeiten: Welche konkreten Tätigkeiten impliziert diese Stelle? Heißt es nur „Du hast da im Grunde sehr viel Gestaltungspielraum“, dann ist das in der Regel gleichbedeutend mit „Du musst alles machen und noch viel mehr“.
  • Definierter Zeitaufwand: Wie viel Zeit investiere ich in der Woche in dieses Projekt? Auch solltest Du überprüfen, ob der Zeitaufwand mit den Tätigkeiten übereinstimmt. Wenn nicht: Finger weg!
  • Endtermin: Projekte haben per definitionem ein Ende. Vereinbare mit dem Auftraggeber ein deutliches Ende Deiner Tätigkeit. Und auch wenn die Aufgabe prinzipiell auf unbestimmte Zeit hin angelegt ist, vereinbare mit dem Auftraggeber ein festes Datum für eine Zwischenauswertung, welche in jedem Fall die Option beinhaltet, dass das Projekt an dieser Stelle für Dich endet.
  • Ressourcen: Wie viel Geld darfst Du ausgeben? Welche Räume oder Schlüssel erhältst Du? Auch Kompetenzen sind im weiteren Sinne Ressourcen. Kläre deutlich, was Du allein entscheiden darfst und wozu Du die Zustimmung Deines Auftraggebers benötigst.
  • Wie werde ich geleitet? Es gehört zu den größten Undingen, aber es passiert dennoch immer wieder: Der Auftraggeber ist froh, dass er nun endlich jemanden gefunden hat und lässt sich dann nie wieder blicken. Du stehst mit dem Projekt allein da. Deshalb definiere mit ihm gleich zu Beginn, wie Du selbst von ihm geleitet wirst. Zum Beispiel: Wie häufig kommt ihr beide zum Gespräch oder zu einem Telefonat zusammen?

Ein gelingendes erstes Gespräch, eine klare Vision für das eigene Leben und eine schriftliche Stellenbeschreibung können Dir dabei helfen, die Uhr nicht mehr zurückdrehen zu wollen. Damit ein „Ja“ auch im Rückblick ein richtiges „Ja“ war.

Frage: Der richtige Umgang mit Projektanfragen ist oftmals eine Kunst, die auf die harte Tour gelernt werden will. Welche Prinzipien für Anfragen hast Du auf die harte Tour lernen müssen?

Advertisements

Schlagwörter: , , ,

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

%d Bloggern gefällt das: